Mettre en ordre les dossiers intellectuellement et matériellement :

• vérifier qu’ils sont regroupés de façon cohérente,
• remettre à leur place les dossiers éventuellement déplacés,
• vérifier que les titres portés sur les chemises correspondent à leur contenu et que les dates sont exactes.

Conditionner les dossiers en boîtes. Les boîtes sont remplies correctement, ni trop, ni trop peu.

• Numéroter chaque boîte de façon continue de 1 à n, ainsi que les registres (sans mettre de numéro bis   ou ter    et sans revenir à 1 pour une nouvelle catégorie de documents).

Rédiger le bordereau de versement (obligatoire et saisi informatiquement). Des formulaires sont à votre disposition aux Archives départementales. Le bordereau de versement est un document contractuel : signé par le chef de service et le directeur des Archives départementales, il vaut décharge et prise en charge.

Après validation du bordereau de versement, fixer avec les Archives départementales la date et les modalités du transfert des archives.

Le transport des dossiers incombe au service versant.

Le transfert régulier aux Archives départementales des archives qui n'ont plus d'utilité administrative permet :

-        de maîtriser la masse de documents produits.

-        d'assurer la pérennité et la transmission de la mémoire.

La conservation des archives est, en effet, « organisée […] dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, que pour la documentation historique de la recherche » (loi n°79-18 sur les archives du 3 janvier  1979, titre I, article 1).

Comment préparer un versement ?

1)      Relever dans le tableau de gestion les dossiers destinés à être versés aux Archives départementales

2)      Mettre les dossiers en ordre :

- vérifier qu'ils sont regroupés de façon cohérente.

- remettre à leur place les dossiers éventuellement déplacés.

- vérifier que les titres portés sur les chemises correspondent à leur contenu et que les dates sont exactes.

3)      Conditionner les dossiers en boîtes : les boîtes sont remplies correctement, ni trop, ni trop peu.

4)      Numéroter chaque boîte de façon continue (1,2,3,4...), ainsi que les registres (sans mettre de numéro bis ou ter et sans revenir à 1 pour une nouvelle   catégorie de documents).

5)      Rédiger le bordereau de versement (obligatoire et tapé à l'ordinateur).

- aux Archives départementales, en contactant Martine Portet : maportet(arobase)ariege(point)fr ou 05 34 09 36 80 ou Elodie Rives : erives(arobase)ariege(point)fr

Le bordereau de versement est un document contractuel : signé par le chef de service et le directeur des Archives départementales, il vaut décharge et prise en charge.

Le bordereau de versement est un instrument de recherche.

Comment rédiger un bordereau de versement ? 

Ce bordereau comporte 3 pages au moins :

- page 1 avec identification précise du service versant.

- page 2 et autres si besoin : pages de rédaction.

- dernière page portant le visa obligatoire du chef de service.

- Ce bordereau doit toujours être saisi informatiquement.

- Chaque article doit faire l'objet d'une analyse précise indiquant le contenu réel du dossier. Un dossier omis ou mal intitulé ou mal daté, c'est une information définitivement perdue et peut-être un citoyen privé d'un justificatif de droits. Il faut absolument éviter les termes de « objets généraux », « affaires diverses », « etc... ».

Les sigles doivent être développés au moins une fois en note.

Les dates extrêmes des documents contenus dans un article doivent absolument accompagner l'analyse de cet article.

Des analyses trop vagues, trop succinctes, incomplètes ou incompréhensibles entraînent le rejet par les Archives départementales et l'obligation d'une nouvelle rédaction.

-  Chaque article (liasse ou registre) doit porter un numéro d'ordre selon le principe de la numérotation continue, ce numéro étant reporté dans la colonne de gauche du bordereau.

-  Les dossiers ne doivent pas être versés au jour le jour par les services.

Un versement doit comporter un nombre suffisant d'articles pour justifier une cotation particulière.

-  Le bordereau doit parvenir par courrier en 3 exemplaires aux Archives Départementales avant le versement lui-même.

Ce n'est qu'après contrôle du bordereau que le versement pourra être autorisé. Tout versement emmené sans que cette procédure ait été respectée sera refusé. Avant de l'envoyer par courrier, il est possible de l'envoyer par mail à Martine Portet ( maportet(arobase)ariege(point)fr ) ou Elodie Rives ( erives(arobase)ariege(point)fr ) pour une première vérification.

-  Une fois le versement effectué, un exemplaire du bordereau de versement signé du Directeur des Archives Départementales sera remis au service versant qui devra le conserver et y faire référence pour toute demande de communication.

Comment procéder au transfert de vos archives ?

1)      Après validation du bordereau de versement, fixer avec les Archives départementales la date et les modalités du transfert des archives.

2)      Le transport des dossiers incombe au service versant.

Contacts

• arcdir(arobase)ariege(point)fr
• tél. 05 34 09 36 80  

En savoir plus : La responsabilité des fonctionnaires

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