Les archives des notaires

Les minutes et répertoires des notaires sont des archives publiques et doivent être versés aux Archives départementales (art L. 211-4 du Code du Patrimoine).

 

Les dossiers de clients ainsi que les documents de gestion de l’étude (livres comptables, registres de clients) sont des archives privées et ne font pas l’objet d’un versement.

Procédure de versement

Un bordereau de versement doit être obligatoirement rédigé : il vaut décharge pour l’étude notariale et prise en charge légale par les Archives départementales (des formulaires sont à votre disposition auprès de notre service). Ce bordereau comporte trois pages au moins :

  • page 1 : identification précise de l’étude versante,
  • page 2 et autres si besoin : pages de rédaction des analyses des articles versés,
  • dernière page portant le visa obligatoire du notaire.

Ce bordereau doit toujours être saisi informatiquement.
Un article est un registre ou une liasse (en aucun cas un groupe de registres ou liasses). Chaque article doit mentionner obligatoirement : nom du notaire, dates de début et de fin.
Chaque article doit porter un numéro d’ordre selon le principe de la numérotation continue :

  • pour les registres, l’inscrire sur la partie supérieure d’une feuille de papier insérée et dépassant du registre,
  • pour les liasses, l’inscrire sur le papier Kraft qui doit obligatoirement protéger la liasse.

Ce numéro est ensuite reporté dans la colonne du bordereau.
Tout problème matériel lié à de mauvaises conditions de conservation (champignons, moisissures, insectes, humidité…) doit être signalé dès le début de l’opération afin d’isoler les documents contaminés.
Le bordereau doit parvenir en trois exemplaires aux Archives départementales avant le versement lui-même. Ce n’est qu’après contrôle du bordereau que le versement pourra être autorisé. Aucun versement ne sera accepté sans le respect de cette procédure.
Le versement une fois effectué, un exemplaire du bordereau, signé du Directeur des Archives départementales sera remis au service versant qui devra y faire référence pour toute demande de communication.
Le transport incombe au service versant.

 Retour accueil

  • Haut de page