Conservation et cycle de vie des documents

L’archivage des documents « produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » répond à des enjeux complémentaires...

Intérêt de la conservation des archives

L’archivage des documents « produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » répond à des enjeux complémentaires :

  • une obligation légale prescrite par l’art. L. 211-2 du Code du patrimoine.
  • une aide à la gestion quotidienne des affaires : un archivage régulier permet un accès rapide et pertinent à l’information donc une plus grande efficacité dans l’accomplissement des missions. Il procure également un gain de place certain dans les services.
  • un moyen donné au citoyen de faire valoir ses droits.
  • la conservation du patrimoine historique : les documents sont conservés pour leur valeur historique à l’issue de leur durée d’utilité administrative. Au travers de l’activité des services, ils permettent de faire l’histoire de notre pays et des hommes qui l’habitent. Ils sont l’outil de la recherche historique.

Cycle de vie des documents

On considère traditionnellement trois périodes successives :

  • les archives courantes : ce sont les dossiers actifs qui servent à la gestion quotidienne des affaires. Utilisés fréquemment, ils sont conservés dans les bureaux.
  • les archives intermédiaires : ce sont les dossiers qui ne sont plus d’usage courant, mais néanmoins conservés pour des nécessités de gestion et/ou des impératifs juridiques. Ils sont conservés à proximité des bureaux, dans un local dit de préarchivage.
  • les archives définitives ou historiques : ce sont les dossiers dont la valeur administrative est éteinte, mais qui présentent un intérêt historique. Ils sont versés aux Archives départementales.

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